Contenido
1. Equipo para grabar asambleas
Para asambleas se recomienda: una cámara PTZ con gran angular para capturar todo el recinto, micrófonos de mesa para directivos con parlamento automático, micrófonos de ambiente para preguntas de los asistentes, y un sistema de grabación automatizado. La instalación fija permite que cualquier personal opere el sistema sin conocimientos técnicos. Para asociaciones sin sede fija, equipo portátil en maletín de transporte.
2. Formato y estructura
Las asambleas deben grabarse en su totalidad, desde la lista de asistencia hasta la clausura. La grabación debe incluir: identificación visual del evento, orden del día visible en pantalla, identificación de cada orador, y registro de votaciones. La estructura facilita la consulta posterior y el cumplimiento de obligaciones estatutarias.
3. Transparencia y acceso
Las grabaciones de asambleas deben estar disponibles para los socios o miembros de la organización. La IA puede generar transcripciones completas y resúmenes ejecutivos con los acuerdos tomados. El acceso debe controlarse según las políticas de la organización: solo socios, público, o con restricciones de confidencialidad para ciertos temas.
4. Archivo y preservación
Las grabaciones de asambleas son documentos oficiales que deben preservarse. Se recomienda almacenar en formatos abiertos con respaldo en múltiples ubicaciones. Cada asamblea debe incluir metadatos: fecha, tipo de asamblea, acuerdos aprobados, resultados de votación. El archivo histórico permite consultar la evolución de la organización.
5. Implementación
Para implementar: 1) Evalúa el espacio y las necesidades de la asamblea, 2) Selecciona el equipo según el presupuesto, 3) Instala el sistema, 4) Capacita al personal, 5) Establece protocolos de grabación y archivo, 6) Implementa la plataforma de acceso para socios.